דברים שלא ידעתם על ה .M.O.S.S

בימים אלה שבהם המכללה האקדמית להנדסה אורט בראודה עוברת ארגון מחודש של שדרת הניהול שלה, מקווים מי שאמונים על מערכות המידע בקמפוס, שגם עובדי המכללה ואנשי הסגל שלה יעשו צעד קדימה ויתייעלו בעבודתם, לפחות בכל הקשור לארגון המידע ולריכוזו באופן שיהיה נגיש לכולם ובקלות. כדי לשפר תכלית חשובה זו רכשה המכללה כבר לפני שלוש שנים תכנה ייעודית בשם MOSS - Microsoft Office Sharepoint Server, שהיא למעשה אמצעי מתקדם לריכוז מידע באופן שיהיה מצד אחד נגיש לכל עובד, ומצד שני סלקטיבי – הכל נקבע בהתאם לצרכים ועל פי ההרשאות שניתנות לכל עובד.
 
ה- MOSS מאפשר ליצור "שולחן עבודה משותף" לכלל העובדים ולייעל בכך את עבודת המערכת
בצילום: רביד סיסמה, מנתחת מערכות מידע במכללה
 

"מדובר בתשתית שמיועדת לשיתוף משאבי ידע לשם ניהולם על ידי מס' משתמשים", מסבירה רחל בויארסקי, מנהלת היחידה למערכות מידע במכללה. "כמו כן, נוספו לכלי יכולות בינה עסקית ופתרונות מדיה חברתית. בעבר כל מסמכי המכללה הארגוניים והאקדמיים נוהלו במחשבי המכללה או במחשבים הפרטיים והדבר גרם לבעיית זמינות של מידע ומסמכים בשעת הצורך. פרופ' יוחנן ארזי ז"ל, נשיא המכללה לשעבר, זיהה את הצורך בפלטפורמה שתרכז את כל המידע במקום אחד. היום, אחרי שביצענו את תהליך הטמעתה של המערכת, אנו משתמשים בה גם לצורך ניהול פרויקטים, ניהול חלק מועדות המכללה, עדכון תכניות הלימוד, ניהול ועדכון שוטף של הידיעונים והשנתונים, ניהול מרכז התמיכה ועוד".

בנוסף, ה MOSS מאפשר גם להדק את הבקרה על תהליכים שונים ולהגביר את המוטיבציה של המשתמשים בו לעמידה בנהלי העבודה של המכללה. אלא שכאן יש עוד מקום רב לשיפור, כך לפי רביד סיסמה, מנתחת מערכות מידע במכללה ומי שאחראית על הפיתוח והתחזוקה של ה- MOSS. "לצערי, העבודה עם התכנה עדיין בחיתוליה והיא טרם הופנמה בקרב מרבית העובדים. מטרתנו היא להפוך את ה MOSS לשולחן העבודה משותף לכולם. מדובר באמצעי פשוט ויעיל, שיודע לקבל מידע בפורמטים שונים, כגון קבצי WORD, PDF, EXCEL ועוד. כאן כל המידע מסודר ומאורגן באופן מובנה, כמעין 'מיני אתרים' ובנוסף קיימת אפשרות נוחה לאיתור מידע, באמצעות מנגנוני חיפוש יעילים וידידותיים למשתמש.

האם המידע חשוף לכולם במידה שווה ?
רביד: "יש לנו שליטה ובקרה על זה. הגישה לשנות תכנים הינה מסווגת, אבל לקרוא אותם כמעט כולם יכולים. אתן לך דוגמא: אם, למשל, רוצים לכתוב את הידיעון החדש, כל מה שצריך זה להיכנס למוס, שבו כבר מוזנים תכני הידיעון הקודם בהתאם לסדר שלו, ולעדכן את מה שצריך. מובן שלכל מחלקה יש הרשאה לשנות רק את התכנים הנוגעים אליה, ובתוך המחלקה יכולים עובדים שונים לעדכן את המידע בהתאם לתחום שנוגע אליהם. המוס גם שומר גרסאות קודמות, מאפשר אחזור מידע ועוד, אבל זה נוגע בעיקר למחלקה שלי שאחראית על תחזוקתו השוטפת".

היחידה למערכות מידע מתכוונת לחזור ולקיים בתקופה הקרובה תדרוכים נוספים למחלקות ולעובדיהן במטרה להגביר את השימוש באמצעי יעיל זה. אנשי סגל שיש ברשותם קוד כניסה למערכת יוכלו אמנם לראות שכבר היום מתנהל במוס מידע של לא מעט גורמים, אבל ניצול מלוא יתרונותיו של המוס עדיין רחוק מלהשביע את רצוננו. "אני מאמינה שככל שהמודעות לאמצעי זה תגדל, כך יגדל גם ניצולו", אומרת רביד. "לא צריך לחשוש מעבודה איתו, להיפך, היא רק תביא לשיפור ברמת השירות ולהתייעלות. משימתנו בתקופה הקרובה היא להפנים את העבודה עם המוס בקרב הנהלת המכללה, כחלק מתהליך ה EFQM שהיא עוברת להעלאת רמת המצוינות; במקביל ניתן לנושא דחיפה בקרב המחלקות האקדמיות ובהמשך גם במחלקות והיחידות המנהליות".


היחידה למערכות מידע תקיים תדרוכים לעבודה בסביבת ה MOSS

עדות מבפנים

המחלקה להנדסת תעשייה וניהול היא מהראשונות שהפנימו את העבודה ב MOSS; ד"ר תמר גדריך, ראש המחלקה, מסבירה איך זה עובד וממליצה

זה קרוב לשנתיים המחלקה להנדסת תעשייה וניהול עושה שימוש רב במערכת ה- MOSS לצורך שמירת הידע הארגוני של המחלקה. חברי הסגל במחלקה מתעדכנים דרך מערכת ה- MOSS לגבי דיוני מועצת מחלקה (סדר יום, חומרים נלווים, פרוטוקולים), באותו אופן חברי ועדת תוכנית לימודים לגבי החומרים הנוגעים לוועדה זאת. מדי סמסטר, כלל הסילבוסים של הקורסים הנלמדים באותו סמסטר, מאוחסנים ב- MOSS. חלק ניכר מהנהלים ומהחוזרים של המחלקה, הועברו ל- MOSS לצורך שמירה וניהול גרסאות.

כמשתמשת במערכת ה- MOSS אני רואה יתרון רב בשמירה של ידע ארגוני במקום המאפשר שליפה מידית לאורך זמן ובכל נקודת זמן. עד כה במקרים רבים, איתור המידע היה תלוי ביוצר המסמך שלרוב שמר את החומר במחשבו האישי. אין כל ספק, שהיתרון באחסון במערכת, המאפשרת לבעלי ההרשאות מתאימים צפייה ועדכון החומרים (בלי הסרבול של שליחת החומר מאחד לשני דרך המייל) הוא רב וחוסך זמן.

לאחר "חבלי לידה ראשוניים" ניתן לומר כי היום מוטמע השימוש בפורטל בקרב חברי הסגל. אין כל ספק, שלכלי עוצמתי זה, יש פוטנציאל רב לשימוש שטרם מומש ובמיוחד בשיתוף ידע רלוונטי גם בין מחלקות שונות.

חזור לרשימה